La numérotation des devis et factures est un élément clé pour assurer une gestion administrative conforme et organisée. NeedMe vous permet de personnaliser cette numérotation dès votre inscription sur la plateforme. Découvrez dans cet article les options disponibles et les règles à respecter.
Personnalisation de la numérotation
Lors de votre première inscription sur NeedMe, vous avez la possibilité de configurer le format de numérotation de vos devis et factures. Voici les éléments que vous pouvez personnaliser :
- Le préfixe :
- Ajoutez un préfixe personnalisé avant chaque numéro (exemple : DEV- pour les devis ou FACT- pour les factures).
- Le format de la date :
- Intégrez la date dans la numérotation pour une meilleure traçabilité (exemple : 2025-001).
- Le nombre de chiffres :
- Définissez le nombre de chiffres composant la numérotation (exemple : 001, 0001, etc.).
- Réinitialisation annuelle :
- Choisissez si vous souhaitez que la numérotation soit réinitialisée chaque année (exemple : recommencer à 001 au début de l’année).
Règles à respecter
Une fois le format de numérotation défini, il est important de noter que celui-ci ne peut plus être modifié pour des raisons légales. Cela garantit :
- La conformité avec les obligations fiscales.
- La traçabilité des documents émis.
Cependant, si vous avez fait une erreur lors de la configuration et que vous n’avez pas encore émis de documents, vous pouvez contacter le support NeedMe pour effectuer une modification exceptionnelle.
Pourquoi personnaliser la numérotation ?
La personnalisation de la numérotation offre plusieurs avantages pratiques :
- Organisation optimisée :
- Identifiez facilement vos documents grâce à des formats adaptés à votre activité.
- Conformité légale :
- Respectez les règles fiscales qui imposent une numérotation unique et chronologique.
- Professionnalisme accru :
- Adoptez un format clair et structuré qui reflète votre sérieux auprès des clients.
FAQ – Questions fréquentes
Puis-je modifier la numérotation après avoir émis des documents ?
Non, une fois que des documents ont été créés, le format de numérotation ne peut plus être modifié pour garantir leur traçabilité légale.
Que faire si j’ai configuré un format incorrect ?
Si aucun document n’a encore été émis, contactez le support NeedMe pour demander une modification exceptionnelle.
La réinitialisation annuelle est-elle obligatoire ?
Non, cette option est facultative. Vous pouvez choisir de conserver une numérotation continue d’une année à l’autre.
NeedMe vous offre une grande flexibilité dans le choix du format de numérotation pour vos devis et factures, tout en garantissant leur conformité légale. Prenez soin de bien configurer cette option dès votre inscription pour éviter toute erreur ou complication ultérieure. En cas de besoin, l’équipe support est là pour vous accompagner !