Introduction – à quoi sert la signature électronique du devis ?
La fonctionnalité de signature électronique du devis permet à vos clients d’accepter un devis directement en ligne, sans impression ni scan. Une fois signé, le devis passe automatiquement au statut “Accepté” dans NeedMe et vous disposez d’une preuve d’acceptation datée, prête à être archivée ou à servir de base pour établir votre facture.
Pré-requis et principe général
La signature électronique des devis est activée par défaut sur NeedMe. Vous n’avez aucune configuration spécifique à faire pour commencer à l’utiliser.
Le principe est simple :
- Vous envoyez ou partagez votre devis depuis NeedMe.
- Votre client clique sur le bouton “Signer électroniquement” visible sur la page de visualisation du devis.
- Un code de validation lui est envoyé par email.
- Il saisit ce code sur la page et confirme la signature.
Le devis est alors considéré comme signé électroniquement, une mention “Devis signé le JJ/MM/AAAA” est ajoutée sur le PDF et la signature est enregistrée coté NeedMe.
Activer ou désactiver la signature électronique pour un devis
Par défaut, lors de l’envoi d’un devis via NeedMe, l’option de signature électronique est activée. Un bouton switch (Oui / Non) est présent dans la fenêtre d’envoi :
- Si le switch est sur Oui, votre client pourra signer électroniquement.
- Si vous ne souhaitez pas proposer la signature en ligne pour ce devis (ex : signature papier en rendez-vous), passez le switch sur Non avant d’envoyer.
Vous pouvez également revenir plus tard sur un devis déjà envoyé, cliquer à nouveau sur Envoyer, et modifier ce choix (activer ou désactiver la signature électronique).
Les différents modes d’envoi qui permettent la signature
Vous avez plusieurs façons de proposer la signature électronique à votre client :
- Envoi par email via NeedMe : votre client reçoit un email contenant un lien de visualisation du devis. Sur cette page, dans la colonne de droite, il voit le bouton “Signer électroniquement”.
- Lien de partage : vous pouvez générer un lien de visualisation et le partager par le canal de votre choix (WhatsApp, SMS, email perso, etc.). Le lien ouvre la même page de devis avec le bouton “Signer électroniquement”.
- Envoi manuel du PDF : si vous préférez envoyer le devis en PDF, celui-ci contient un QR code. En le scannant, votre client est redirigé vers la page de visualisation du devis, où il pourra cliquer sur “Signer électroniquement”.
Dans tous les cas, la signature se fait toujours à partir de la page de visualisation en ligne du devis.
Ce que voit votre client quand il signe en ligne
Lorsque votre client clique sur “Signer électroniquement”, il arrive sur une page récapitulative qui affiche :
- La référence du devis
- La date d’émission
- La date de validité
- Le montant HT et le montant TTC
- Son nom et son email
- Son adresse IP
Sous ce récapitulatif, une mention l’informe : en cliquant sur “Accepter et signer”, il accepte les termes du devis.
En cliquant sur “Accepter et signer ce devis”, un code de validation lui est envoyé immédiatement sur l’adresse email indiquée. Un message l’invite à consulter sa boîte mail :
“Un code de vérification vient d’être envoyé à votre adresse email. Veuillez le saisir ci-dessous pour confirmer et signer le devis.”
Le client saisit ce code sur la page, puis clique sur “Signer le devis”. Si le code est correct et encore valide, le devis est signé. Le code est valable 15 minutes.
Que se passe-t-il en cas d’erreur de code ?
Si le client se trompe de code, un message d’erreur l’informe que la validation du devis n’a pas pu être effectuée. Il peut alors cliquer à nouveau sur “Accepter et signer ce devis” pour générer l’envoi d’un nouveau code par email, puis recommencer la saisie.
Si le client clique sur le lien mais ne va pas au bout de la procédure (il ne saisit pas le code ou ferme la page), rien n’est modifié : le devis reste non signé.
Télécharger le devis signé
Une fois signé, le devis garde la même page de visualisation en ligne, mais :
- Un tampon “Devis signé le JJ/MM/AAAA” est ajouté en bas du devis sur le PDF.
- Votre client peut à tout moment cliquer sur “Télécharger le PDF” depuis la page de visualisation et obtenir la version signée.
De votre côté, en tant qu’utilisateur NeedMe, vous pouvez aussi télécharger le devis signé au format PDF depuis l’interface. Le tampon de signature y apparaît également en bas du document.
Après la signature : ce que vous voyez dans NeedMe
Dès qu’un devis est signé électroniquement :
- Vous recevez une notification indiquant que le devis a été signé.
- Le statut du devis passe automatiquement à “Accepté”.
- En ouvrant le devis dans NeedMe, la colonne des options à droite affiche la date de signature.
Dans cette même colonne, vous retrouvez vos actions habituelles : par exemple créer la facture finale à partir du devis, ou créer une facture d’avoir si nécessaire. La signature électronique s’intègre donc naturellement dans votre flux : devis → signature → facture.
Astuce NeedMe
Pensez à bien vérifier l’adresse email de votre client avant l’envoi du devis. Le code de validation est envoyé à cette adresse, donc une faute de frappe empêchera la réception du code. Vous pouvez corriger l’email directement sur la fiche client ou dans le champ email lors de l’envoi, puis renvoyer le devis.
Si votre client préfère recevoir le devis par un autre canal, vous pouvez :
- Soit lui envoyer le lien de visualisation (WhatsApp, SMS, etc.)
- Soit lui transmettre le PDF : le QR code présent sur le document lui permettra tout de même d’accéder à la page de signature.
FAQ – Questions fréquentes et erreurs possibles
Mon client n’a pas reçu le code de validation, que faire ?
Vérifiez d’abord que l’adresse email renseignée pour votre client est correcte (sur la fiche client ou lors de l’envoi du devis). Demandez-lui de vérifier sa boîte de réception, y compris le dossier spam. Si besoin, renvoyez le devis ou invitez-le à cliquer à nouveau sur “Accepter et signer ce devis” pour générer un nouveau code. Il peut aussi scanner le QR code du PDF pour accéder à la page de signature.
Mon client peut-il signer le devis depuis son téléphone ?
Oui, la page de visualisation et de signature est entièrement responsive. Votre client peut consulter le devis, recevoir le code par email et le saisir depuis son smartphone sans difficulté.
Que se passe-t-il si la date de validité du devis est dépassée ?
Lorsque la date de validité du devis est dépassée, le devis reste consultable en ligne mais il ne peut plus être signé électroniquement. Votre client verra toujours le devis, mais le bouton de signature ne lui permettra plus de finaliser l’acceptation. Vous pouvez alors dupliquer le devis ou en créer un nouveau avec une nouvelle date de validité.
Puis-je désactiver la signature électronique pour certains devis ?
Oui. Au moment de l’envoi d’un devis via NeedMe, il vous suffit de passer le switch de signature électronique sur “Non”. Vous pouvez aussi revenir plus tard sur le devis, cliquer sur “Envoyer” et modifier ce paramètre (l’activer ou le désactiver).
La signature électronique fonctionne-t-elle pour tous les devis ?
Oui, la signature électronique est disponible pour tous les devis, quel que soit le montant ou le type d’activité. C’est particulièrement pratique pour les prestations de services, mais elle peut être utilisée sur l’ensemble de vos devis.