La gestion des devis et factures est une partie essentielle de votre activité. Cependant, il arrive parfois que vous souhaitiez supprimer ou annuler un document. Dans cet article, nous expliquons dans quels cas cela est possible et comment procéder sur NeedMe, tout en respectant les obligations légales.
Peut-on supprimer un devis ou une facture ?
Oui, il est possible de supprimer un devis ou une facture sous certaines conditions. Voici les règles à connaître :
- Suppression avant envoi au client :
- Si le document n’a pas encore été envoyé à votre client, vous pouvez le supprimer sans problème.
- Cette action est irréversible : une fois supprimé, le document ne sera plus accessible.
- Suppression après envoi au client :
- Une fois qu’un devis ou une facture a été envoyé à votre client, la suppression n’est plus autorisée, conformément aux obligations légales. Cela garantit la traçabilité des documents commerciaux.
Dans ce cas, vous pouvez utiliser l’option « Annuler », qui permet d’archiver le document tout en conservant une trace visible pour des raisons administratives.
Comment supprimer un devis ou une facture sur NeedMe ?
Si votre document n’a pas encore été envoyé au client et que vous souhaitez le supprimer :
- Connectez-vous à votre compte NeedMe via https://app.needme.fr.
- Accédez à la section « Devis » ou « Factures » depuis votre tableau de bord.
- Cliquez sur le document que vous souhaitez supprimer pour ouvrir l’éditeur.
- Dans la colonne des options située à droite, cliquez sur le bouton « Supprimer ».
- Confirmez la suppression lorsque la plateforme vous demande de valider cette action.
⚠️ Attention : Une fois supprimé, le document ne pourra pas être récupéré.
Que faire si je ne peux pas supprimer un document ?
Si votre devis ou facture a déjà été envoyé au client et que la suppression n’est plus possible, vous pouvez opter pour l’option « Annuler » :
- Ouvrez le document concerné dans l’éditeur.
- Modifiez son statut en sélectionnant « Annulé » dans les options disponibles.
- Enregistrez les modifications.
Le statut « Annulé » permet d’archiver le document tout en conservant une trace visible dans vos registres pour répondre aux exigences légales.
Pour plus de détails sur cette démarche, consultez notre guide complet : Comment supprimer ou annuler une facture sur NeedMe ?
Pourquoi ne peut-on pas toujours supprimer une facture ?
La législation impose des règles strictes concernant la gestion des factures afin d’assurer leur traçabilité et leur conformité fiscale. Une fois qu’une facture est envoyée à un client :
- Elle devient un document légalement opposable.
- Sa suppression pourrait entraîner des irrégularités comptables ou fiscales.
En revanche, l’option « Annuler » permet de respecter ces obligations tout en signalant que la facture n’est plus valide.
FAQ – Questions fréquentes
Puis-je récupérer un document supprimé par erreur ?
Non, une fois qu’un devis ou une facture est supprimé(e), il n’est plus possible de le/la récupérer. Assurez-vous de bien confirmer votre choix avant de valider la suppression.
Que signifie exactement le statut « Annulé » ?
Un document marqué comme « Annulé » reste visible dans vos archives mais n’est plus considéré comme actif. Cela permet de conserver une trace administrative sans compromettre vos registres comptables.
Puis-je modifier une facture déjà envoyée ?
Non, les factures envoyées ne peuvent pas être modifiées. En cas d’erreur, il est recommandé d’émettre un avoir pour corriger les montants ou informations incorrectes.
La suppression d’un devis ou d’une facture sur NeedMe est possible tant que le document n’a pas été envoyé au client. Pour les documents déjà envoyés, l’utilisation du statut « Annulé » garantit leur traçabilité tout en respectant les obligations légales. Prenez soin de vérifier vos documents avant leur envoi pour éviter toute complication ultérieure.