Les dossiers sont un outil essentiel sur NeedMe pour organiser efficacement vos devis et factures. Ils vous permettent de regrouper plusieurs documents liés à une même prestation ou un même projet, ce qui facilite la gestion et la recherche de vos informations. Dans cet article, nous vous expliquons comment choisir un nom de dossier pertinent et comment tirer le meilleur parti de cette fonctionnalité.
Pourquoi utiliser les dossiers sur NeedMe ?
Les dossiers ont pour but de simplifier votre gestion administrative en regroupant plusieurs documents en un seul endroit. Voici leurs principaux avantages :
- Organisation : Classez vos devis et factures par projet, client ou type de prestation.
- Gain de temps : Retrouvez rapidement les documents associés à une même activité.
- Clarté : Ayez une vue d’ensemble sur l’état d’un projet (devis acceptés, factures réglées, etc.).
Le nom que vous attribuez à chaque dossier joue un rôle clé dans cette organisation.
Comment choisir un nom de dossier pertinent ?
Le choix du nom de dossier dépend de votre activité et de vos préférences organisationnelles. Voici quelques conseils pour définir un nom clair et utile :
- Précisez le client ou l’entreprise :
- Exemple : Client Dupont ou Entreprise ABC.
- Idéal pour regrouper tous les documents liés à un même client.
- Indiquez le type de prestation :
- Exemple : Site web vitrine, Consultation juridique, Formation Excel.
- Utile si vous réalisez des prestations similaires pour plusieurs clients.
- Ajoutez une date ou une période :
- Exemple : Maintenance janvier 2025, Projet marketing Q1 2025.
- Pratique pour suivre des projets récurrents ou saisonniers.
- Combinez plusieurs éléments :
- Exemple : Dupont – Création logo – Mars 2025.
- Cette méthode offre une description complète et détaillée.
Ce qu’il faut savoir sur le nom des dossiers
- Le nom est interne : Le nom que vous attribuez à un dossier n’apparaît pas sur vos devis ou factures. Il est uniquement visible dans votre espace NeedMe.
- Modifiable à tout moment : Vous pouvez changer le nom d’un dossier si nécessaire, directement depuis votre tableau de bord.
Bonnes pratiques pour nommer vos dossiers
Pour optimiser votre organisation, voici quelques bonnes pratiques à adopter :
- Soyez cohérent : Utilisez une structure similaire pour tous vos noms (exemple : [Client] – [Prestation] – [Date]).
- Évitez les termes génériques : Préférez des noms précis à des termes vagues comme Divers ou Projets.
- Pensez au futur : Choisissez des noms qui resteront compréhensibles plusieurs mois après la création du dossier.
Puis-je créer plusieurs dossiers pour un même client ?
Oui, il est tout à fait possible de créer plusieurs dossiers pour un même client. Par exemple, vous pouvez avoir un dossier par projet ou par type de prestation.
Que se passe-t-il si je ne donne pas de nom au dossier ?
Si vous ne renseignez pas de nom spécifique, le dossier sera enregistré avec un titre par défaut. Nous vous recommandons toutefois d’attribuer un nom personnalisé pour faciliter votre organisation.
Puis-je supprimer un dossier ?
Vous pouvez supprimer un dossier uniquement s’il ne contient aucun document actif (devis ou factures).
Le choix du nom des dossiers sur NeedMe est une étape simple mais cruciale pour maintenir une organisation claire et efficace. Prenez quelques instants pour attribuer des noms pertinents qui reflètent vos projets ou prestations. Une bonne gestion des dossiers vous permettra de gagner du temps et d’améliorer votre productivité au quotidien !