La gestion administrative peut rapidement devenir complexe lorsque vous multipliez les devis et factures pour différents clients ou projets. C’est là qu’interviennent les dossiers sur NeedMe : une fonctionnalité conçue pour simplifier l’organisation de vos documents. Découvrez comment utiliser les dossiers pour optimiser votre gestion et gagner du temps.
À quoi servent les dossiers sur NeedMe ?
Les dossiers vous permettent de regrouper plusieurs devis et factures en un seul endroit. Ils sont particulièrement utiles dans les situations suivantes :
- Regroupement par client :
- Si vous effectuez plusieurs prestations pour un même client, créer un dossier dédié à ce client vous aide à centraliser tous ses documents.
- Exemple : Client Dupont – Prestations 2025.
- Organisation par projet :
- Vous pouvez regrouper tous les devis et factures liés à un projet spécifique.
- Exemple : Projet Création Site Web ou Formation Excel.
- Suivi simplifié :
- Les dossiers permettent d’avoir une vue d’ensemble sur l’état des documents associés (devis acceptés, factures réglées, etc.).
En utilisant cette fonctionnalité, vous améliorez votre organisation tout en réduisant le risque de perdre des informations importantes.
Comment créer et utiliser des dossiers sur NeedMe ?
Étape 1 : Créer un dossier
- Connectez-vous à votre compte NeedMe via https://app.needme.fr.
- Accédez à la section « Dossiers » depuis le menu principal.
- Cliquez sur le bouton « Créer un dossier ».
- Donnez un nom pertinent au dossier (par exemple : Nom du client, Nom du projet, ou Type de prestation).
Étape 2 : Ajouter des documents au dossier
- Une fois le dossier créé, ouvrez-le.
- Cliquez sur « Créer un devis » ou ‘Créer une facture’ pour y inclure des devis ou factures existants.
Étape 3 : Gérer vos dossiers
- Consultez rapidement l’état des documents regroupés dans chaque dossier.
- Modifiez le nom du dossier si nécessaire pour refléter son contenu avec précision.
- Supprimez ou archivez un dossier lorsque le projet ou la prestation est terminée.
Avantages d’utiliser les dossiers
Les dossiers offrent plusieurs bénéfices pratiques pour les micro-entrepreneurs :
- Organisation optimisée :
- Classez vos documents par client, projet ou période pour une gestion plus claire.
- Gain de temps :
- Accédez rapidement aux informations nécessaires sans devoir chercher parmi tous vos devis et factures.
- Suivi simplifié :
- Visualisez en un coup d’œil l’état de vos prestations (devis en attente, factures réglées, etc.).
- Flexibilité :
- Les dossiers peuvent être modifiés ou réorganisés à tout moment selon vos besoins.
FAQ – Questions fréquentes
Puis-je créer plusieurs dossiers pour un même client ?
Oui, il est possible de créer plusieurs dossiers pour un même client afin de regrouper ses documents par projet ou type de prestation.
Les dossiers sont-ils visibles par mes clients ?
Non, les dossiers sont internes à votre compte NeedMe. Ils ne s’affichent pas sur les devis ou factures envoyés à vos clients.
Puis-je supprimer un dossier ?
Oui, vous pouvez supprimer un dossier s’il ne contient aucun document actif (devis ou factures).
Les dossiers sur NeedMe sont une solution simple et efficace pour organiser vos devis et factures en fonction de vos clients, projets ou prestations. En prenant quelques minutes pour structurer vos documents avec cette fonctionnalité, vous simplifiez votre gestion administrative et gagnez en productivité au quotidien.